El procedimiento de tratamiento de las denuncias y litigios es gradual y puede desarrollarse en 3 etapas. Este procedimiento en cascada ha sido pensado en beneficio del consumidor, que puede elegir entre un proceso judicial ordinario y esta resolución extrajudicial de los litigios. El consumidor no está obligado a seguir todas las etapas del procedimiento y puede volverse atrás antes del inicio del proceso de arbitraje. No es éste el caso de los profesionales de la OTE, que deben aceptar todas las etapas del procedimiento extrajudicial solicitadas por el consumidor.

Aunque los procedimientos se desarrollan, siempre que sea posible, vía correo electrónico, los canales de comunicación pueden consensuarse entre las partes, de acuerdo con el Secretariado de la Comisión de Litigios, establecido en Madrid. El carácter confidencial del procedimiento está garantizado, tanto por parte de Conseur como por parte de la OTE. El consumidor puede apelar a todos los medios de prueba legales.

Tanto Conseur como la OTE tienen derecho a presentar una denuncia en vía penal o a iniciar un proceso judicial contra el vendedor o el profesional que rechace el procedimiento extrajudicial o que no cumpla con la decisiones extrajudiciales. Además, Conseur y/o la OTE pueden emprender acciones preventivas o curativas para evitar o para poner fin a los abusos y denuncias (por ejemplo, a través de este sitio o con una acción de cesación).

La primera fase del procedimiento, es decir, la fase "nacional" con intervención del servicio de Asesoría del país de residencia del consumidor, se desarrolla, en teoría, en el idioma del contrato o del país de residencia del consumidor. Sin embargo, la mediación, la conciliación y el arbitraje se efectúan, en principio, en inglés, a menos que las partes convengan en utilizar el francés o el español. Los eventuales gastos de traducción pueden ser facturados a las partes o a una de las partes, por iniciativa o según la opinión del mediador o del colegio arbitral.